Algemene voorwaarden VTDL organisatoren
Financieel
- Aansluitingsvoorwaarden: 50 €
Organisatoren die niet als club zijn aangesloten bij de VTDL moeten jaarlijks 50 € lidgeld betalen. In ruil voor deze bijdrage ontvangt de organisator aanvullend het driemaandelijks tri- en duatlonmagazine ‘stop&go’ in de bus (contactadres). - Wedstrijdverzekering: 25 € per wedstrijddag, ongeacht het aantal activiteiten.
Na het inleveren van de officiële aanvraag (genaamd wedstrijdfiche, zie verder) en goedkeuring, krijgt de organisator van de liga het noodzakelijke verzekeringsattest en -procedure toegestuurd. Dit attest is noodzakelijk voor aanvraag/goedkeuring van het fietsparcours op de openbare weg. Deze polis dekt zowel deelnemers als medewerkers op de wedstrijddag voor lichamelijke ongevallen en burgerlijke aansprakelijkheid. Meer info over de verzekering kan je hier terugvinden. - Verzekeringsbijdrage niet-aangesloten deelnemers:
De organisator moet, voor alle evenementen met een wedstrijdkarakter, verplicht een extra verzekeringsbijdrage betalen per niet-aangesloten deelnemer. Dit is niet van toepassing voor ‘Just4Fun’-activiteiten. Onder deze noemer vallen alle organisaties zonder enig competitie-element, dus zonder uitslag noch podia.
Bij alle andere wedstrijden moet er een prijsverschil gehanteerd worden tussen aangesloten (met geldig licentienummer) en niet-aangesloten deelnemers.- Bij korte afstanden (kleiner of gelijk aan 1/8e voor triatlon en de afstand 5km/20km/2,5km voor duatlon) moet dit prijsverschil minimum 5 € bedragen en integraal doorgerekend worden aan de niet-aangesloten deelnemer. Deze bijdragen worden bij facturatie doorgestort naar de liga, met een plafond van 500 € per wedstrijddag.
- Voor langere afstanden moet het prijsverschil tussen aangesloten en niet-aangesloten atleten 10 € bedragen, waarvan bij facturatie 5 € doorgestort wordt naar de liga als verzekeringsbijdrage en dit met een plafond van 1.000 € per wedstrijddag.
- Voor teamreeksen (trio, duo) wordt tevens een extra verzekeringsbijdrage van 5 € per team aangerekend.
- Indien eenzelfde organisator op een wedstrijddag bovenstaande formules combineert, dan worden de verzekeringsbijdragen opgeteld.
- Technical Officials (scheidsrechters) & VTDL-motard-begeleiders:
De federatie duidt in functie van het soort & type wedstrijd het aantal TO’s & motards aan, met als leidraad de normen van het lastenboek voor organisatoren ( zie downloads ). Om een correct en sportief wedstrijdverloop te garanderen, kan dit aantal op vraag van de hoofdscheidsrechter en in overleg met de organisator worden aangepast. De TO’s worden begeleid door eigen VTDL-motards die jarenlange ervaring hebben binnen wielerwedstrijden en een verstandhouding hebben opgebouwd met de TO’s.
De vergoeding voor de totale arbitrage (TO’s & motards) wordt door de liga gefactureerd aan de organisator. Het tarief bedraagt 45 € per persoon (vrijwilligersvergoeding - bijdrage opleiding & bijscholing - bijdrage uitrusting).
Deze voorwaarde is niet van toepassing voor ‘Just4Fun’-activiteiten.
Opties
- Tijdsregistratie:
De organisatie kan beroep doen op manuele of elektronische (Champion Chip) tijdsregistratie via de VTDL. De prijzen hiervoor staan vermeld in het lastenboek voor organisatoren.
Een aanvraag voor tijdsregistratie gebeurt via de wedstrijdfiche en is mogelijk volgens de beschikbaarheid van operatoren en materiaal. Circuitwedstrijden van de VTDL (zie verder Flanders Cup) krijgen hier ook voorrang op andere wedstrijden.
Specifieke voorwaarden
Naast bovengenoemde zijn er een aantal specifieke voorwaarden die per soort wedstrijd moeten worden ingevuld. Hieronder vindt men een opsomming van de 5 verschillende soort wedstrijden (cf. kwaliteitslabels) die men per discipline (triatlon, duatlon,...) kan terugvinden. De specifieke condities per soort wedstrijd staan vermeld in de bestaande lastenboeken; triatlon, duatlon, jeugd en alternatieve wedstrijdvormen (winterduatlon, zwemlopen,...).
Het is zo dat hoe hoger de series waarin een organisatie geklasseerd wordt (met A-series als hoogste), hoe meer specifieke voorwaarden er gesteld worden (prijzengeld, communicatie, infrastructuur, logistiek,...) en hoe meer punten atleten met een geldig licentienummer dan ook kunnen verdienen voor de Vlaamse eindranking (Flanders Cup).
De procedure tot opname binnen de Flanders Cup staat tevens vermeld in het lastenboek.
Soort wedstrijden
- “Just4fun” - event
- Wedstrijd buiten Flanders Cup
- Flanders Cup: C-series
- Flanders Cup: B-series
- Flanders Cup: A-series
Return VTDL
Indien voldaan wordt aan de algemene en specifieke voorwaarden die vermeld staan in het lastenboek, komt de federatie tegemoet met meerdere diensten. Hierna volgt een selectie uit de voordelen die de federatie als koepelorgaan te bieden heeft aan organisatoren:
- Lage instapdrempel van 50 € (lidgeld organisator)
- Gratis gebruik van een efficiënt inschrijfsysteem “sign-in”
- Mogelijkheid om naast aangesloten atleten tevens lokale bewoners voordeel te verlenen bij de inschrijvingen (prioritaire inschrijfperiode)
- Opname & promotie via de officiële VTDL-kalender online
- Verzekering van deelnemers en medewerkers aan een goede prijs/kwaliteit-verhouding
- Uitslagvermelding op website
- Update van verschillende circuits/rankings (bij Flanders Cup-wedstrijden)
- Geld- en naturaprijzen voor laureaten Flanders Cup
- Aanleveren van officiële TO's & motards
- Mogelijkheid om gebruik te maken van diensten (indien beschikbaar en al dan niet betalend) zoals tijdsregistratie, aankomstboog, ...
- Advies & begeleiding van organisaties (bijvoorbeeld: standaardbriefing voor organisaties met een beknopte samenvatting van de nationale Sportreglementen, zie verder)
Hoe aansluiten
- Wedstrijdfiche downloaden via de VTDL-website (downloads)
- Fiche invullen (men duidt per reeks ook aan tot welk soort wedstrijd de organisatie wenst dat deze geklasseerd worden) en samen met de ondertekening van het lastenboek (laatste blad) terugsturen naar de VTDL. De aanvragen voor wedstrijden gebeuren best rond de Nieuwjaarsperiode (om tijdig alles te kunnen regelen voor het seizoen). Wedstrijden die opname binnen de Flanders Cup ambiëren, moeten hun fiche indienen tegen 31 december.
- VTDL controleert indien de voorwaarden voldaan zijn voor opname binnen de kalender en vertrouwt verder op onderschrijven van de organisator (betreffende navolging van het lastenboek en Sportreglementen van de BTDF). Indien de aanvraag geldig is, wordt de wedstrijd gecommuniceerd via de VTDL-kalender en worden de procedures (verzekeringsattest, aanduiden TO's & motards, tijdsregistratie boeken,...) opgestart en gecommuniceerd
- VTDL levert het verzekeringsattest aan
- Aanvrager levert nadien volgende goedkeuringen af:
- Toelatingsbewijs van plaatselijke politiediensten voor het organiseren van de wedstrijd (Vlaamse wetgeving voor het organiseren van wielerwedstrijden)
- Goedkeuring kwaliteit zwemwater
- Aanvrager krijgt na de wedstrijd een factuur van de VTDL met alle kosten en betaalt binnen de vooropgestelde termijn
Vergeet niet!
Indien men een wedstrijd organiseert via de VTDL is men verplicht om de Sportreglementen van de Belgische Triatlon & Duatlon Federatie toe te passen! De organisatie plaatst hiervoor best een link op de eigen website. Men kan deze Sportreglementen downloaden via de VTDL-website (reglementen). Op aanvraag voorziet de VTDL tevens een standaardbriefing met een beknopte samenvatting van de belangrijkste reglementen.