Algemene voorwaarden VTDL organisatoren
Financieel
-
Aansluitingsvoorwaarden: 50 € (voor niet- aangesloten organisatoren).
Organisatoren die niet als club zijn aangesloten bij de VTDL moeten jaarlijks 25 € lidgeld betalen. In ruil voor deze bijdrage ontvangt de organisator aanvullend het driemaandelijks tijdschrift "Stop & Go" in de bus (contactadres). Aangesloten clubs die organiseren moeten deze bijdrage niet betalen.
-
Wedstrijdverzekering: 25 € per wedstrijddag, ongeacht het aantal activiteiten.
Na het inleveren van de wedstrijdfiche 2009 ( zie downloads ), krijgt de organisator, na ongeveer 4 weken, van de liga het noodzakelijke verzekeringsattest toegestuurd. Dit attest is noodzakelijk voor aanvraag/goedkeuring van het fietsparcours. Dit verzekeringsattest zorgt er verder voor dat vrijwilligers (seingevers, helpers,...) ook verzekerd zijn.
-
Verzekeringsbijdrage niet-aangesloten deelnemers:
De organisator moet, voor alle evenementen met een wedstrijdkarakter, verplicht een extra verzekeringsbijdrage betalen per niet-aangesloten deelnemer. Dit is niet van toepassing voor "Just4Fun" activiteiten. Onder deze noemer vallen alle organisaties waarbij er geen uitslag wordt opgemaakt.
Bij alle andere wedstrijden moet er een prijsverschil gehanteerd worden tussen aangesloten en niet-aangesloten deelnemers.
- Bij korte afstanden (kleiner of gelijk aan 1/8e voor triatlon en de afstand 5 - 20 - 2,5 voor duatlon) moet dit prijsverschil minimum 5 € bedragen en integraal doorverrekend worden aan de niet-aangesloten deelnemer. Deze bijdragen worden doorgestort naar de liga, met een plafond van 500 €.
- Voor langere afstanden moet het prijsverschil tussen aangesloten (met licentienummer) en niet-aangesloten atleten 10 € bedragen, waarvan 5 € doorgestort wordt naar de liga als verzekeringsbijdrage, en dit met een plafond van 1000 € per wedstrijddag en formule.
- Indien eenzelfde organisator op een wedstrijddag nog een andere wedstrijdformule (met andere woorden een andere wedstrijdafstand) aanbiedt, dan worden de verzekeringsbijdragen per wedstrijdformule opgeteld.
-
Betaling van scheidsrechters (SR) & motards:
De federatie duidt in functie van het soort & type wedstrijd het aantal SR & motards aan volgens de normen van het lastenboek ( zie downloads ). Om een correct & sportief wedstrijdverloop te garanderen kan dit aantal op vraag van de hoofdscheidsrechter en in overleg met de organisator worden aangepast. De vergoeding voor de totale arbitrage ( scheidsrechters & motards ) wordt door de liga gefactureerd aan de organisator. Het tarief bedraagt 45 € ( vrijwilligersvergoeding - bijdrage opleiding & bijscholing - bijdrage uitrusting ) per persoon.
Deze voorwaarde is niet van toepassing voor "Just4Fun" activiteiten.
Varia
Naast bovengenoemde zijn er een aantal specifieke voorwaarden die per type wedstrijd of per label moeten ingevuld worden. Hieronder vindt men een opsomming van de 5 verschillende kwaliteitslabels (die per ranking terugkomen) en in ieder lastenboek ( zie downloads ) kan men een overzichtstabel terugvinden met alle specifieke condities per label. Het is zo dat hoe meer sterren een wedstrijd wil behalen, hoe meer specifieke voorwaarden er gesteld worden (prijzengeld, aantal SR & motards, organisatie, ...) en hoe meer punten atleten met een licentienummer dan ook kunnen verdienen voor de nationale eindranking.
Labels
- 3athlon4fun event (just4fun)
- Recreatieve wedstrijd
- Competitieve wedstrijd 1 ster*
- Competitieve wedstrijd 2 sterren**
- Competitieve wedstrijd 3 sterren***
Indien voldaan wordt aan de voorwaarden die vermeld staan in het specifiek lastenboek, dan komt de federatie tegemoet met meerdere diensten. Hierna volgt een opsomming van de vele voordelen die de federatie als koepelorgaan te bieden heeft:
- Lage instapdrempel van 25 € ( lidgeld organisator )
- Gratis gebruik inschrijfmodule Sign-In
- Opname in de officiële VTDL kalender op de website
- Verzekering van deelnemers en medewerkers
- Uitslagvermelding op website
- Update van verschillende rankings
- Geld- en naturaprijzen voor laureaten Nacht van de Triatlon/Duatlon
- Aanduiding van officiële SR & motards
- Mogelijkheid om gebruik te maken van diensten (indien beschikbaar en al dan niet betalend) zoals tijdsregistratie, aankomstboog,...
- Adviesverlening
Hoe aansluiten?
- Wedstrijdfiche downloaden via de site of aanvragen via de VTDL
- Fiche invullen (organisator duidt tevens aan tot welk label zijn/haar wedstrijd wil behoren) en samen met de ondertekening van het lastenboek (laatste blad) terugsturen naar de VTDL. De aanvragen voor wedstrijden die één of meerdere sterren ambiëren moeten binnen zijn tegen 31 december.
- VTDL controleert indien de voorwaarden voldaan zijn voor de toekenning van het label en vertrouwt verder op onderschrijven van de organisator (betreffende navolging van de lastenboeken en Sportreglementen van de BTDF);
- Aanvrager krijgt factuur van VTDL en betaalt binnen de vooropgestelde termijn
- VTDL levert na betaling het verzekeringsattest aan
- Aanvrager levert nadien de volgende goedkeuringen af aan VTDL:
- Toelatingsbewijs van plaatselijke politiediensten voor het organiseren van de wedstrijd (cf. Vlaamse wetgeving voor het organiseren van wielerwedstrijden)
- Goedkeuring kwaliteit zwemwater.
Vergeet niet!
Indien men een wedstrijd organiseert via de VTDL is men verplicht om de Sportreglementen van de Belgische Triatlon & Duatlon Federatie ( zie reglementen ) toe te passen!