Event organiseren

Bij het organiseren van een sportevent (triatlon of multisport) komt er heel wat bij kijken. Afhankelijk van de specifieke locatie, discipline en doelgroep, zijn er bijzondere vereisten. Veiligheid, gezondheid, sportiviteit, kwaliteit en logistiek zijn tal van aspecten waar rekening mee moet worden gehouden. Triatlon Vlaanderen kan de organisatie (of kortweg LOC – Lokaal Organisatie Comité) promotioneel, verzekeringstechnisch en sporttechnisch ondersteunen.

 

  • Opname in de officiële kalender en het gebruikersplatform "3ntrance" van Triatlon Vlaanderen (met meer dan 10.000 gebruikers!)
  • Promotie van circuitwedstrijden (T³ Series, Lotto Jeugd Cup, Multisport Kids Toer) of kampioenschappen via nieuwsbrief en/of online media
  • Optie tot promotie via de online communicatie (website, 3ntrance, app, ...)
  • Verzekeringspolis (LO/BA) voor alle deelnemers en medewerkers
  • Wettelijk verplicht verzekeringsattest voor het wielergedeelte op de openbare weg
  • Meer info vind je onder de rubriek "verzekeringen" of in deze Ethias brochure
  • Integratie in het online gebruikersplatform 3ntrance en een eigen account als organisator voor online wedstrijd- en inschrijvingsbeheer
  • Een reglementair (Sportreglementen) en sporttechnisch kader (Eventmanual) die het sportieve en veilige verloop van de wedstrijd mee ondersteunen
  • Gediplomeerde officials die instaan voor de fair play en veiligheid op de wedstrijddag
  • Sporttechnische ondersteuning, o.a. via een prospectie met advies ter plaatse, draaiboek of typebriefing voor atleten
  • Optioneel: Elektronische timing met officiële wedstrijdresultaten (per discipline en eindtijd) en live results via de website results.myvtdl.be en gratis app myvtdl (iOS & android)
  • Logistieke ondersteuning, o.a. verhuur van aankomstboog, penalty tent advies voor aankoop of huur van materiaal, …
  • Opvolging van de competitiecircuits met organisatie van een eindhappening en prijzen voor de betrokken atleten
Triatlon Vlaanderen verenigt een 100-tal triatlon- en multisportorganisaties en heeft sinds jaren een ondersteuningsbeleid uitgebouwd dat focust op veiligheid, fair play en sporttechnische return zoals officials, timing en een online inschrijvingstool. Er wordt geprobeerd om de kosten voor de organisator zo laag mogelijk te houden waarbij de investeringen worden gehaald uit andere inkomsten zoals die van leden of deelnemers. Zo zal een daglicentie voor een deelnemer die geen lid is van 3Vl toch bijdragen aan de verdere ontwikkeling van de sport.

Welke kosten komen er bij als organisator? (prijzen voor wedstrijden vanaf 1/01/2019) (exclusief 21% BTW waar van toepassing)

Aansluitingsbijdrage € 50 bij aanvraag voor 1 oktober
€ 100 bij aanvraag na 1 oktober 2018
Verzekering deelnemers + vrijwilligers € 50
Officials € 90 + € 45/official
Gebruik online inschrijvings- en betaalplatform Tussen € 1 en max. € 5 per deelnemer Wordt betaald door deelnemer
Daglicentie voor niet-gelicentieerde deelnemers Tussen 0 en max. € 20 Wordt betaald door deelnemer, mogelijke vrijstelling voor lokale bewoners
Optioneel: Tijdwaarnemer € 450/dag (8u) + verpl.kosten Maakt gebruik van 3Vl- meetpunten & chips
Optioneel: meetpunten timing € 100/stuk voor eerste 3, € 150 vanaf 4e
Optioneel: chips timing €0.5 per chip voor de eerste 200 chips €0.8 per chip voor de volgende 300 chips €1 per bijkomende chip vanaf 500 chips
App met live results Gratis
Logistieke ondersteuning: huur penaltytent, strafbord, defibrillator Gratis Mits reservatie en eigen transport

Extra financiële ondersteuning via het LOC-fonds

Organisatoren krijgen onderstaande financiële return of korting op hun kosten:
  • Korting van € 50 op de jaarlijkse aansluitingsbijdrage indien de organisatie als club is aangesloten bij 3Vl
  • 20% van de kostprijs van elke daglicentie die finaal wordt aangekocht via het inschrijvingsplatform 3ntrance
  • Korting van € 350 op de forfaitaire kost van de tijdwaarnemer indien voldaan wordt aan volgende 2 voorwaarden:
    1. Een prioritaire inschrijfperiode van minstens 1 maand* bij de start van de inschrijvingen voor deelnemers met een geldige 3Vl- of LBFTD-licentie (kan uitgebreid worden naar lokale bewoners) voor de individuele wedstrijd(en)
    2. Een "early bird" toepassen om atleten te stimuleren om vroeger in te schrijven
*Uitzonderingen mogelijk in overleg met 3Vl Een gedetailleerd overzicht van de samenwerkingsvoorwaarden staan vermeld in de Event Manual, onderaan deze pagina.
  • Creëer een online LOC-account en maak van daaruit een wedstrijd aan (handleiding vindt u onderaan deze pagina).
  • Na het invullen van de nodige stappen (4), kan 3Vl het dossier automatisch inkijken, desnoods opmerkingen geven of de wedstrijd goedkeuren. Het LOC wordt in beide gevallen verwittigd via mail (opgegeven in de LOC-account).
  • Na goedkeuring wordt de wedstrijd opgenomen binnen de officiële kalender, kan het LOC starten met de inschrijvingen en worden de procedures (verzekeringsattest, aanduiden van officials, reservatie timing,…) opgestart en gecommuniceerd via de LOC-account.
  • Het LOC staat zelf in voor volgende officiële goedkeuring:
    • Toelating van de lokale (of gewestelijke)  autoriteiten voor het organiseren van de wedstrijd op de openbare weg (verplicht volgens de wet betreffende de politie over het wegverkeer, 16/3/1968);
    • Positieve analyse van het zwemwater bij wedstrijden in open water.
  • De afrekening van de 3Vl-kosten gebeurt na wedstrijddatum.
Organisaties kunnen steeds terecht bij de Event Manager voor bijkomend advies, info over betrokken kosten of specifieke dienstverlening die mogelijk is.