Event organiseren

Bij het organiseren van een sportevent (triatlon of multisport) komt er heel wat bij kijken. Afhankelijk van de specifieke locatie, discipline en doelgroep, zijn er bijzondere vereisten. Veiligheid, gezondheid, sportiviteit, kwaliteit en logistiek zijn tal van aspecten waar rekening mee moet worden gehouden. De Vlaamse Triatlon & Duatlon Liga kan de organisatie (of kortweg LOC – Lokaal Organisatie Comité) promotioneel, verzekeringstechnisch en sporttechnisch ondersteunen.

 

  • Opname in de officiële kalender van de VTDL-website
  • Promotie van circuitwedstrijden (T³ Series, Flanders Cup) of kampioenschappen via nieuwsbrief of online media
  • Optie tot promotie in het triatlon- en multisportenmagazine Stop&go (advertentieruimte)
  • Verzekeringspolis (LO/BA) voor alle deelnemers en medewerkers
  • Wettelijk verplicht verzekeringsattest voor het wielergedeelte op de openbare weg
  • Alle atleten die lid zijn van een erkende triatlon- of duatlonfederatie zijn automatisch verzekerd voor onze wedstrijden. Alle andere atleten dienen volgende daglicenties aan te kopen bij hun inschrijving:
    • Fun/kids: gratis
    • Jeugdzwemloop: € 3
    • Jeugd multisport: € 3
    • jeugd triatlon: € 5
    • Volwassenen zwemloop: € 5
    • Volwassenen multisport: € 10
    • Volwassenen triatlon sprint: € 12
    • Volwassenen triatlon > sprint € 20
  • Integratie in het online inschrijvingsplatform 3ntrance en eigen account voor online wedstrijd- en inschrijvingsbeheer
  • Officials voor het sportieve en veilige verloop van de wedstrijd
  • Optioneel: Elektronische timing met officiële wedstrijdresultaten (per discipline en eindtijd) en live results via de website results.myvtdl.be en de gratis app myvtdl (iOS & android)
  • Sporttechnische ondersteuning, o.a. via een prospectie ter plaatse, draaiboek of typebriefing voor atleten
  • Logistieke ondersteuning, o.a. verhuur van LEDscreen (live results, promotie van sponsors, … meer info via de Media Kit voor Organisatoren), aankomstboog, advies voor aankoop of huur van materiaal, …
  • Opvolging van de competitiecircuits met organisatie van een eindhappening en prijzen voor de betrokken atleten
Het LOC komt in aanmerking voor een korting op de betrokken VTDL-kosten via het LOC fonds:
  • 20% van de kostprijs van elke daglicentie die finaal wordt aangekocht via 3ntrance door niet-gelicentieerde deelnemers op de betrokken wedstrijddag
  • Kost van de tijdwaarnemer is gratis (korting tot mogelijk € 450) indien voldaan wordt aan volgende 2 voorwaarden:
    1. Een prioritaire inschrijfperiode van minstens 1 maand* bij de start van de inschrijvingen voor deelnemers met een VTDL/LBFTD-licentie (kan uitgebreid worden naar lokale bewoners) voor de individuele wedstrijd(en)
    2. Gebruik van elektronische timing VTDL op de wedstrijddag
*Uitzonderingen mogelijk in overleg met VTDL Een gedetailleerd overzicht van de samenwerkingsvoorwaarden staan vermeld in de Event Manual, onderaan deze pagina.
  • Creëer een online LOC-account en maak van daaruit een wedstrijd aan (handleiding vindt u onderaan deze pagina).
  • Na het invullen van de nodige stappen (4), kan de VTDL het dossier automatisch inkijken, desnoods opmerkingen geven of de wedstrijd goedkeuren. Het LOC wordt in beide gevallen verwittigd via mail (opgegeven in de LOC-account).
  • Na goedkeuring wordt de wedstrijd opgenomen binnen de officiële VTDL-kalender, kan het LOC starten met de inschrijvingen en worden de procedures (verzekeringsattest, aanduiden van officials, reservatie timing,…) opgestart en gecommuniceerd via de LOC-account.
  • Het LOC staat zelf in voor volgende officiële goedkeuring:
    • Toelating van de lokale (of gewestelijke)  autoriteiten voor het organiseren van de wedstrijd op de openbare weg (verplicht volgens de wet betreffende de politie over het wegverkeer, 16/3/1968);
    • Positieve analyse van het zwemwater bij wedstrijden in open water.
  • De afrekening van de VTDL-kosten gebeurt na wedstrijddatum.
Organisaties kunnen steeds terecht bij de Sporttechnisch Coördinator voor bijkomend advies, info over betrokken kosten of specifieke dienstverlening die mogelijk is.