GDPR-verklaring naar Sporters en Clubs

Het beleid over de gegevensbescherming van Triatlon Vlaanderen (3VL) naar aanleiding van AVG / GDPR

Beste sporter en sportclub,

 

de bescherming van jouw gegevens is steeds heel belangrijk geweest voor 3VL en zal dat ook blijven in de toekomst. 3VL respecteert te allen tijde jouw privacy. 3VL houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving. Deze vernieuwde Europese wetgeving rond gegevensbescherming (AVG of GDPR) betekent dat jij nog meer zeggenschap hebt over jouw gegevens!

Wat houdt het precies in? Wel, daarover hebben we het hieronder graag met jou. Het allerbelangrijkste is: jij hebt de volledige controle over jouw gegevens!

I.     Moet jij iets veranderen?

Nee, helemaal niet. Alles gebeurt “onder de motorkap”. Er zijn voor jou geen zichtbare veranderingen. Wel krijg je veel makkelijker vat op jouw eigen gegevens.

II.     Hoe precies krijg je meer vat op je gegevens?

De drie belangrijkste punten zijn:

  • Verbeterde transparantie
  • Makkelijke uitschrijfoptie voor allerhande zaken
  • Extra beveiliging voor minderjarige sporters

 

  • Transparantie

Wat doen we wel / niet met de gegevens die we over jou hebben? Hoe lang houden we gegevens over jou bij? Aan wie geven we die gegevens door? Zijn onze partners ook GDPR-conform en waarvoor hebben we die partners nodig? Welke gegevens over jou zitten bij welke partner? Je kan dus ook eenvoudig vragen welke gegevens we over jou bezitten.

We houden rekening met jouw voorkeuren zoals bijvoorbeeld of je onze nieuwsbrief wil ontvangen of niet. Binnenkort ontvang je van ons een lijst met alle gegevens die we bijhouden en verwerken over jou, daarin zal je ook een aantal keuzes kunnen maken. Die keuzes kan je te allen tijde opnieuw aanpassen.

Gegevens waarvan we niet vermelden dat we ze opslaan of verwerken, slaan we ook niet op of verwerken we niet. Houden we in de toekomst een bijkomend gegeven bij van jou (iets wat we niet opsomden), dan lichten we je eerst in. Opgelet, sommige gegevens houden we bij omdat we verplicht zijn. Een voorbeeld daarvan is informatie die we moeten doorgeven aan Sport Vlaanderen. Deze gegevens kan je wel vragen te wissen maar het effectieve wissen gebeurt in dit voorbeeld pas wanneer we ze niet meer hoeven te rapporteren aan Sport Vlaanderen.

  • Uitschrijfopties

We respecteren jouw keuzes over welke gegevens we over jou mogen bijhouden of verwerken. Dat kan zijn bijvoorbeeld het ontvangen van een nieuwsbrief en andere communicatie.

  • Minderjarige sporters

Vanaf het moment dat we weten dat een sporter jonger is dan 16 jaar, vragen we de ouders of wettelijke vertegenwoordiger van de jongere wat er wel of niet met de persoonlijke gegevens van die sporter mag gebeuren.

 

III.     Doeleinden van de gegevensverzameling

3VL wil jou als aangesloten sporter of sportclub een uitstekende dienstverlening verzorgen. Daarom maken we gebruik van persoonlijke profielen waarop u kunt inloggen. Daarmee kan je als sporter bijvoorbeeld nagaan of zowel je club als 3VL je licentie heeft goedgekeurd. Als sportclub word je bijvoorbeeld automatisch op de hoogte gehouden van de status van de licentievernieuwing.

Het is onze bedoeling om jou, de gebruiker, een risicovrije dienst te leveren. Wij stellen alles in het werk om te garanderen dat de informatie die je ons verstrekt vertrouwelijk blijft en enkel wordt gebruikt voor de doeleinden waarvoor we de gegevens van u hebben verkregen. Als je vindt dat wij de bepalingen van deze verklaring of de bepalingen inzake gegevensbescherming niet naleven, kan je met ons contact opnemen. Bezoek onze website voor meer informatie hierover.

IV.     Welke informatie over jou wordt door ons opgeslagen en waarvoor wordt deze informatie gebruikt?

Je 3ntrance-profiel: persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres (i.f.v. communicatie, vervullen wettelijke verplichtingen en begeleiding), rijksregisternummer, geboortedatum, leeftijd, geslacht, nationaliteit, taal, foto.

Medische gegevens: beperkingen en medische geschiktheid.

Wedstrijdgegevens: aan welke wedstrijden je deelnam, in welke discipline en niveau, of je betaald hebt voor de wedstrijd en je resultaten (tijden).
Betalingsgegevens: voor deelnames aan wedstrijden, lidgelden e.d., bedrag, en bankrekeningnummer.
Aansluitingsgegevens: je club, je relatie met die club (bijvoorbeeld: trainer), aansluitingsperiode met begin- en einddatum, welk type aansluiting, goedkeuring club, goedkeuring federatie, voor minderjarige sporters: goedkeuring ouders / voogd en in welke groepen je zit (bijvoorbeeld: Scheidsrechters).
Nieuwsbrief: is voor u een nieuwsbrief gewenst? U kunt op elk ogenblik weigeren verdere nieuwsbrieven van 3VL te ontvangen. In dat geval klikt u op de afmeldlink gelegen binnen elk bericht en / of neemt u contact met ons via info@triatlon.vlaanderen.

Dit is enkel de opsomming. U krijgt binnenkort van ons deze opsomming, aangevuld met (per gegeven) hoe we dat gegeven verkrijgen, waarom we het nodig hebben, waar we dat bewaren en hoelang en wie er toegang toe heeft. De rechtsgronden waarop we dit doen zijn: het nakomen van onze wettelijke verplichtingen, gerechtvaardigd belang, uitvoering overeenkomst, toestemming betrokkene.

Voor de hierna vermelde gegevens geldt dat 3VL ze pas verwerkt wanneer u daartoe uw uitdrukkelijke toestemming geeft nadat u, los van andere aangelegenheden, over de specifieke doelstellingen van die verwerking geïnformeerd bent:

  • beroep, studierichting, hoe je met ons in contact gekomen bent.

Volgende gegevens worden ten slotte verwerkt nadat ze elders dan bij de sporter zelf zijn verkregen:

  • studierichting: deze info krijgen we van de Vlaamse Trainersschool (VTS). Geldt enkel voor mensen die zich geregistreerd hebben bij de VTS én enkel  indien het een sportgerelateerde studie is zoals Lichamelijke Opvoeding.
  • trainersdiploma: deze info krijgen we van de VTS. Geldt enkel voor diegenen die dit diploma hebben behaald.
  • medische geschiktheid: dit attest wordt verkregen via Spartanova.

V.     Verstrekking aan derden

Jouw persoonsgegevens zullen niet verkocht, noch verhuurd, verdeeld of anderszins commercieel ter beschikking gesteld worden aan derden, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is, of wij hier een gerechtvaardigd belang voor hebben.

Een voorbeeld hiervan is het overmaken van persoonsgegevens aan de subsidiërende overheid die dit oplegt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden maar slechts nadat we u dat gemeld hebben én indien u ons hier uitdrukkelijk toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming te weigeren of om deze te allen tijde in te trekken.

Zo maken wij gebruik van andere, gespecialiseerde, partijen aan wie wij de volgende taken uitbesteden:

  • het verzorgen van de internet omgeving (Webhosting, website, cloudsysteem en gegevensbank = ISB NV)
  • het verzorgen van IT-infrastructuur (Internetverstrekker = Proximus. Mobiele app = B-Nys.)
  • het verzekeren van onze leden (Makelaar = Calant NV. Verzekeraar = Ethias NV)
  • het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen (MailChimp)
  • boekhouding en betalingen (Registratie en opvolging = ISB NV. Betaling = SBB NV)

Met elk van deze partijen (verwerkers) hebben we een verwerkersovereenkomst afgesloten waarin de nodige afspraken opgenomen zijn om de beveiliging en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen.

VI.     Bewaartermijn.

3VL bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Concreet worden de persoonsgegevens bewaard zolang het profiel bestaat, zolang 3VL rankings en dergelijke verzorgt waarbij het betreffende profiel betrokken is, of langer wanneer hetzij een wettelijke of decretale bepaling dit oplegt (wettelijke bewaartermijnen van documenten bijvoorbeeld), hetzij de wettelijke verjaringstermijn van een eventuele rechtsvordering ten aanzien van of door 3VL dit rechtvaardigt.

VII.     Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen en de vertrouwelijkheid ervan te waarborgen. Waaronder maatregelen die de gegevens beschermen tegen inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens 3VL van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam-en-wachtwoordbeleid op al onze systemen.
  • We pseudonimiseren / anonimiseren waar mogelijk / nodig en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is.
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens

Mocht 3VL toch op een bepaald moment geconfronteerd worden met een risico op vlak van gegevensbescherming, dan word je door ons actief op de hoogte gesteld. Met actief bedoelen we dat we je een emailbericht sturen.

VIII.     Uw rechten omtrent uw gegevens

U hebt recht op inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben.

U hebt recht op correctie en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.

U mag eisen dat uw persoonsgegevens geheel of gedeeltelijk gewist worden wanneer ze niet langer noodzakelijk zijn ten aanzien van de doeleinden waarvoor ze werden verzameld of verwerkt, wanneer er geen gerechtvaardigd doel meer bestaat voor de verwerking, wanneer u terugkomt op uw toestemming betreffende de verwerking van bepaalde gegevens en, bij deze volledige opsomming, de organisatie zich niet kan baseren op een ander gerechtvaardigd doel voor de verwerking.

U hebt het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken wanneer u de juistheid van die gegevens betwist of wanneer u zich verzet tegen de verwerking van de gegevens (zie verder) zodat de gegevens alleen nog verwerkt kunnen worden met uw toestemming, voor de vaststelling van de uitoefening of de verdediging van rechten voor de rechtbank of voor de bescherming van de rechten van een andere persoon.

U hebt het recht om zich te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om redenen die verband houden met uw bijzondere situatie, tenzij voor de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de inachtneming van de contractuele of wettelijke verplichtingen van de organisatie.

U kunt de persoonsgegevens die u ons heeft verstrekt en die wij geautomatiseerd verwerken, ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat, zodat u deze kunt doorgeven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke of zodat wij deze, op uw vraag en als dit technisch mogelijk is, kunnen overmaken aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.

Voor de verwerking van persoonsgegevens die wij op basis van uw toestemming hebben verkregen, kunt u uw toestemming om het even wanneer intrekken. De verwerking van deze gegevens van vóór de intrekking van de toestemming blijft geoorloofd.

Bovenaan dit privacy statement staat hoe u contact met ons kan opnemen om uw rechten uit te oefenen. U kan ons ook contacteren via de contactpagina van onze website http://www.triatlon.vlaanderen. (Om misbruik te voorkomen kunnen wij u daarbij vragen om u adequaat te identificeren).

A.     Wat zijn concreet jouw rechten als Kandidaat?

  1. RECHT OP TOEGANG EN INZAGE

Je hebt het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van jouw persoonsgegevens in ons bezit, alsook van het gebruik dat wij van jouw persoonsgegevens maken. Dit recht is echter niet onbeperkt. U kunt van ons volgende informatie vragen:

  • de doeleinden waartoe de persoonsgegevens verwerkt worden;
  • de categorieën van persoonsgegevens die verwerkt worden;
  • de ontvangers resp. de categorieën van ontvangers, aan wie uw persoonsgegevens bekend werden gemaakt of zullen bekend gemaakt worden;
  • de geplande duur van de opslag van uw persoonsgegevens of, indien concrete gegevens hierover niet mogelijk zijn, criteria voor de vastlegging van de opslagduur;
  • Het bestaan van het recht op correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens, van een recht op beperking van de verwerking door de verantwoordelijke of van een bezwaarrecht tegen deze verwerking;
  • Het bestaan van een recht op bezwaar bij een toezichthoudende instantie;
  • alle beschikbare informatie over de herkomst van de gegevens, indien de persoonsgegevens niet van de betrokken persoon zelf worden verzameld.
  • Het bestaan van een geautomatiseerd beslissingsproces inclusief profilering op grond van art. 22 lid 1 en 4 AVG en – ten minste in deze gevallen – relevante informatie over de betrokken logica alsmede de draagwijdte en de nagestreefde uitwerkingen van een dergelijke verwerking voor de betrokken persoon.

U kan inlichtingen vragen of uw persoonsgegevens naar een ander land of naar een internationale organisatie verzonden worden. In dat kader kunt u vragen om te worden geïnformeerd over de adequate waarborgen conform art. 46 AVG in verband met de verzending.

 

  1. RECHT OP VERBETERING, VERWIJDERING EN BEPERKING

Je bent vrij om jouw persoonsgegevens al dan niet mee te delen aan ons.

Daarnaast heb je steeds het recht om ons te verzoeken jouw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen mits het in acht nemen van de bijhorende consequenties (vb: geen profiel of lidmaatschap meer hebben bij 3VL).

U kunt geen verwijdering of beperking van uw persoonsgegevens vragen ingeval 3VL gegronde (wettelijke, contractuele, ed) redenen heeft om uw gegevens nog bij te houden of te verwerken. Dit is bijvoorbeeld het geval zolang 3VL gegevens over jou dient te rapporteren aan de bevoegde Overheidsinstantie.

Je mag eveneens vragen om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken. Dat kan in volgende situaties:

  • Gedurende de tijd die 3VL nodig heeft om verbeteringen aan te brengen
  • Indien de duur van het bijhouden van bepaalde gegevens ongeoorloofd is
  • indien de bepaalde verwerking onrechtmatig is en u de verwijdering van uw betreffende persoonsgegevens afwijst en, in plaats daarvan, de beperking van het gebruik van die persoonsgegevens eist
  • gedurende de tijd dat er gegronde betwistingen lopen (vb: rechtsprocedures).
    Voordat de beperking (gedeeltelijk) wordt opgeheven, bij voorbeeld vanwege nodige rapportering aan een bevoegde overheidsinstantie, wordt u door ons hiervan ingelicht.

 

  1. RECHT VAN VERZET

Je beschikt over een recht van verzet tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen mits het in acht nemen van de bijhorende consequenties (vb: geen profiel of lidmaatschap meer hebben bij 3VL).

 

  1. RECHT VAN GEGEVENSOVERDRACHT

Je beschikt over het recht om jouw persoonsgegevens die je ons aanreikte in gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te dragen voor zover de rechten van andere personen hierdoor niet geschaad worden.

Ook hier geldt dat 3VL toch bepaalde gegevens tijdelijk nog kan bijhouden als dit wettelijk verplicht en toegestaan is, of wij hier een gerechtvaardigd belang voor hebben. Een voorbeeld hiervan is het overmaken van persoonsgegevens aan de subsidiërende overheid die dit oplegt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

 

  1. RECHT VAN INTREKKING VAN DE TOESTEMMING

Voor zover de verwerking gebaseerd is op jouw voorafgaande toestemming, beschik je over het recht om die toestemming in te trekken. Ingeval je jouw toestemming intrekt zal 3VL bepaalde diensten niet meer kunnen aanbieden zoals bij voorbeeld je profiel bijhouden.

Ook hier geldt dat 3VL toch bepaalde gegevens tijdelijk nog kan bijhouden als dit wettelijk verplicht en toegestaan is, of wij hier een gerechtvaardigd belang voor hebben. Een voorbeeld hiervan is het overmaken van persoonsgegevens aan de subsidiërende overheid die dit oplegt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

 

  1. AUTOMATISCHE BESLISSINGEN EN PROFILING

De verwerking van jouw persoonsgegevens omvat geen profiling en je zult door ons evenmin aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.

 

B.     Uitoefening van uw rechten / klachten

Je kunt jouw rechten uitoefenen door contact op te nemen met ons via info@triatlon.vlaanderen.

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

U heeft tevens altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Privacy Commissie), dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming, of om een procedure in rechte aan te spannen.

IX.     Wijziging privacy statement

3VL kan zijn privacybeleid wijzigen. In dat geval zullen we een aankondiging doen op onze website en u een email sturen. Oudere versies van ons privacy statement zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een e-mail als u deze wilt raadplegen.